MINIT MESYUARAT BIRO KONVOI DAN KOMUNIKASI BIL. 1/2008

TARIKH : 23 DISEMBER 2008 (SELASA)
MASA : 9.00 MALAM
TEMPAT : NZ RESTORAN WANGSA MAJU, KUALA LUMPUR

YANG HADIR
Encik Edham Yusman Khairan (9w2Bro) – Pengerusi
Cik Noryati Ngah ( 9w2SIS )
Cik Maizura Mat Jusoh (mai)
Cik Norhanizah Jumalih (lestari)
Cik Nornajua Nadzri
Cik Rosmalissa Jusoh (lissa-pucca)
Encik Ahmad Shamshari (kamikazi)
Encik Azron Fadzri (silent driver)
Encik Mohd Danial (maxzinger)
Encik Mohd Fardhly Abdul Latif (optimusprime)
Encik Mohd Fariz Ali (riz850w)
Encik Mohd Fitrie Khalid (absolution)
Encik Mohd Shaiful Nizam (pul standert)
Encik Rozali Md Noor (Ali-Bowthug)
Encik Muhammad Farid Md Ali (vivalarock)
Encik Muhamad Rizal (m.rizal)
Encik Muhamad Zaki Ahmad (zax)
Puan Nur Ezerina Abdul Kadir (reenrene)
Puan Zuriyaton Maswati Haron (mrs.king) – Pencatat


ALU-ALUAN:

Pengerusi mengalu-alukan dan mengucapkan terima kasih kepada ahli yang hadir di mesyuarat ini.

I. MINIT MESYUARAT BIRO KONVOI DAN KOMUNIKASI BIL. 1/2008

1. Pengenalan Kepada Biro
Biro Konvoi dan Komunikasi dipecahkan kepada 2 unit utama yang mempunyai tanggungjawab berbeza iaitu Unit Konvoi dan Unit Komunikasi.


i. Unit Konvoi
a. Berfungi untuk :

• -merancang dan memilih laluan sesuai ke lokasi yang hendak dituju dalam keadaan selamat, selesa, lancar dan dlm jangka masa yang sesuai;
  -memberi penerangan kepada peserta mengenai konvoi yang akan disertai;
  -menguruskan segala bentuk permit atau kelulusan yang berkaitan konvoi dengan pihak berkuasa atau pihak berwajib;
  -merancang dan mengadakan latihan kepada semua ahli VIVAC berkaitan dengan penyelenggaraan kenderaan, cara pemanduan, tips-tips penjagaan kenderaan dan lain-lain.
  

b. Syarat-syarat penyertaan

• -Terbuka kepada semua ahli VIVAC tidak kira jantina / umur.
  -Memiliki lesen memandu yang sah.
  -Memiliki peralatan komunikasi radio (diwajibkan)
  -Memiliki peralatan tambahan konvoi seperti strobe light / bip rasmi marshall / sarung tangan putih / baton light / topi rasmi marshall / siren (diwajibkan)
  -Memiliki sijil / alatan berikut adalah diberi keutamaan
  

1. i. Lesen Radio Amatur Kelas B
   ii. Peralatan Bantuan Perjalanan (GPS)
   iii. Sijil Advance & Defensice Driving
   iv. Sijil Asas Pertolongan Cemas / Paramedik
   v. Sijil Asas Fire Drill & Fire Fighting
   vi. Sijil Asas Mekanik Kenderaan Bermotor
   

ii. Unit Komunikasi.

a. Berfungsi untuk :

• - merancang dan menyediakan sebarang bentuk komunikasi yang diperlukan untuk sesuatu majlis yang dirancang oleh VIVAC;
  - merancang, menyediakan dan melaksanakan jadual perancangan bagi setiap marshall dan hali lain bagi memiliki sijil-sijil yang diperlukan
  - mengkoordinasikan sebarang tindakan sekiranya berlaku bencana alam atau sebagainya yang memerlukan VIVAC melibatkan diri;
  - menjalankan tugasan pengurusan dan pentadbiran penting di dalam Biro
  - menjalankan usaha-usaha mendapatkan penajaan daripada agensi luar bagi pembelian peralatan yang diperlukan oleh Biro
  - merancang, menyediakan dan menjalankan semua jadual perancangan bagi setiap marshall dan ahli
  

b. Syarat-syarat penyertaan

• - Terbuka kepada semua ahli VIVAC tidak kira jantina / umur.
  - Memiliki lesen memandu yang sah.
  - Memiliki Lesen Radio Amatur Kelas B atau yang telah mengambil ujian RAE secara automatik diserapkan ke unit ini.
  - Berminat mengenai hal berkaitan teknikal terutama berkaitan radio amatur.
  - Bersedia bertugas di Unit Konvoi sekiranya diperlukan.
  - Mengawal selia penggunaan Callsign VIVAC
  - Merancang dan menguruskan cara bagi pengumpulan dana bagi melengkapkan ahli Biro dengan alat-alat komunikasi
  

2. Pengenalan Kepada Peralan dan Kelengkapan Rasmi

Mesyuarat dimaklumkan peralatan / kelengkapan rasmi biro adalah :
i. Bip Marshall VIVAC
ii. Topi Marshall VIVAC
iii. Pelekat Marshal VIVAC (Bahagian Hadapan / Belakang Kenderaan)



3. Pengenalan Ahli Biro Sedia Ada

Mesyuarat mengambil maklum ahli Biro yang sedia ada iaitu :

i. Unit Konvoi

• a. Encik Edham Yusman Khairan ( VC3 – ED )
  b. Encik Muhamad Zaki Ahmad ( VC3 – CC)
  c. Encik Mohamad Jamil (VC3 – BB)
  d. Encik Ahmad Shamshari (VC3 – KAM)
  e. Encik Azron Fadzri (VC3 – SLT)
  f. Encik Rozali Md Noor (VC3 – AAA)
  g. Encik Farish (VC3 – FRZ)
  h. Encik Mohd Fardhly (VC3 – FAD)
  i. Encik Zam (VC3 – ZAM)
  

ii. Unit Komunikasi

• a. Puan Nur Ezerina (VC3 – REN)
  b. Mr. Kerry (VC3 – KRY)
  c. Encik Fendi (VC3 – FND)
  d. Encik Shark (VC3 – CTA)
  e. Cik Maizura (VC3 – MAI)
  f. Encik Kerol (VC3 – KA)
  g. Cik Noryati ( VC3 – SIS)
  h. Cik Linda (VC3 – LIN)
  i. Puan Sue (VC3 – SUE)
  

4. Aset Biro Dan Sumber Kewangan

Mesyuarat dimaklumkan :

• i. peralatan milik Biro adalah 3 baton light dan 2 kon keselamatan
  ii. segala perbelanjaan bagi kelengkapan Unit Konvoi adalah tanggungjawab marshall sendiri.
  iii. skim dana dikendalikan oleh ahli-ahli sendiri bagi menampung kos pembelian peralatan yang berkaitan.
  iv. peralatan milik persendiri terdiri daripada
  

• a. baton light
  b. siren
  c. strobe light
  d. GPS
  e. Handy
  f. RIG
  g. Freq Scanner
  

5. Perancangan Masa Depan Biro
Mesyuarat dimaklumkan beberapa perancangan akan diaturkan iaitu:

• i. melengkapkan semua ahli Biro dengan sijil-sijil yang dicadangkan;
  ii. melengkapkan semua marshall dengan peralatan yang berkaitan;
  iii. mengaturkan beberapa sesi latihan dan kursus bersama dengan marshall dari kelab kereta yang lain.
  

6. Carta Organisasi
Mesyuarat mengambil maklum pembentukkan carta organisasi adalah berdasarkan pemilihan ahli jawatankuasa bagi sesi 2009 / 2010 yang dipilih menerusi mesyuarat ini.



7. Pemilihan Ahli Jawatankuasa Bagi Sesi 2009 / 2010

Mesyuarat mengambil maklum dan bersetuju pemilihan ahli jawatankuasa adalah seperti dibawah :


AHLI JAWATANKUASA BIRO KONVOI DAN KOMUNIKASI 2009/2010

i. Pengarah Biro – Encik Edham Yusman Khairan (vc3ed)
- Pemilihan sebulat suara oleh ahli mesyuarat.

ii. Timbalan Pengarah Biro – Encik Mohd Fardhly Abdul Latif (vc3fad)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

iii. Setiausaha – Puan Zuriyaton Maswati Haron (vc3zmh)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

iv. Bendahari – Cik Rozwidianty Mohammed Tahir (vc3wid)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

v. Ketua Unit Konvoi – Encik Rozali Md Noor (vc3aaa)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

vi. Pembantu Unit Konvoi – Encik Muhamad Zaki Ahmad (vc3gt)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

vii. Ketua Unit Komunikasi – Puan Nurezerina Abdul Kadir (vc3ren)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

viii. Penolong Unit Komunikasi – Encik Mohd Effendi Abdul Rahman (vc3fnd)
- Mengikut undian oleh ahli mesyuarat

II. HAL-HAL LAIN

1. Cadangan / Idea

Mesyuarat mengambil maklum cadangan yang dikemukakan oleh ahli antaranya :

• i. mewujudkan sub-sub marshall / kumpulan kecil yang terdiri dari marshall di beberapa kawasan. Antara kawasan yang terlibat Shah Alam, Klang, Cyberjaya, Sepang, Nilai, Putrajaya dan Kuala Lumpur.
  ii. mengaturkan Hari Bersama Marshall.
  

2. Perbincangan Konvoi Ke Majlis Perkahwinan Cik Wan Noorsuhaila Suhaila Dan Encik Mohd Haffiz

Mesyuarat mengambil maklum perbincangan mengenai konvoi yang akan diadakan pada 25 Disember 2008 iaitu :

• i. Masa menunggu : 9.00 pagi – 9.30 pagi
  ii. Tempat berkumpul : BHP Toll Gombak
  iii. Tempat Di Tuju : No. 295(F) Jengka 16, 26400 Banda Jengka, Pahang
  

Mesyuarat ditangguhkan jam 1.15 pagi.